Para empezar septiembre con energía vamos a dedicarles a los emprendedores una serie de posts con consejos, herramientas y procesos que nos han ido ayudando durante estos años de emprendimiento para ir mejorando y ser más eficientes en nuestro trabajo.
Cada semana trataremos un punto distinto:
- La primera semana hablamos sobre los horarios laborales, cómo marcarlos y forzarnos a cumplirlos en lo posible.
- La segunda comentaremos las herramientas para gestionar nuestro tiempo y tareas.
- La tercera semana nos centraremos en la parte contable: herramientas que nos ayudan a ahorrar tiempo y llevar más organizada nuestra facturación.
Sin más dilación, empezamos con algunos consejos para optimizar los horarios laborales.
Uno de los fallos más comunes cuando iniciamos cualquier actividad es que no nos ponemos límites de tiempos ni horarios. Muchas veces es porque nos organizamos mal, no somos eficientes y por lo tanto trabajamos más tiempo del necesario. Otro motivo de saltarse los horarios es por adaptarnos a nuestros clientes, que hace que en ocasiones atendamos el teléfono/ whatsapp/ correo a horas intempestivas o en festivos, fuera de lo que sería un horario laboral razonable.
Hay 6 puntos básicos a tener en cuenta para poder tener un mínimo de organización y horarios “coherentes”:
1. Lo ideal: tener unos horarios establecidos.
Da igual que trabajemos desde casa, en una oficina o un espacio de coworking, hay que ser profesional desde el primer minuto. Al igual que es recomendable no trabajar en pijama por mucho que estemos trabajando desde casa, deberíamos establecer unos horarios, dárselos a conocer a nuestros clientes e intentar ceñirnos a ellos. Es más profesional de cara al cliente y más justo para nosotros mismos.
Esto no quita que haya excepciones y podamos ser más flexibles cuando el proyecto lo requiera (por ejemplo, nuestros clientes sólo están disponibles en otras franjas horarias, o hay un proyecto super urgente que no queremos perder y tendremos que echar horas extra). Pero siempre hay que intentar que sea la excepción y no la regla, dejando claro a los clientes cuáles son nuestros horarios y que son casos excepcionales. No somos máquinas y necesitamos descansar y tener vida fuera del trabajo.
Recordad que en el caso de ofrecer un servicio especial, por ejemplo un informático de guardia 24 horas, está claro que no va a poder cumplir esos horarios, pero sí debemos remarcar que en el horario de guardia sólo se atienden verdaderas urgencias.
2. Entender las prioridades. Qué son y qué no son urgencias.
Está claro que este punto depende mucho de cada sector y trabajo. Tanto a la hora de organizarnos tareas como para contestar a clientes hay que saber cuáles son las prioridades, porque así podremos cumplir con los plazos y entregas, si necesitamos más tiempo tendremos que echar horas extra.
Como decíamos antes, no todo es una urgencia, los trabajos llevan un tiempo y hay que ser consciente de ello, tanto nosotros como nuestros clientes.
3. El tiempo para organizar nuestro trabajo ahorra tiempo de trabajo.
En el próximo post hablaremos sobre gestores de tareas y tiempo más a fondo. Como avance comentar que lo ideal para ser más efectivos es llevar una agenda con nuestros proyectos y apuntes sobre lo que vamos a hacer a lo largo de la semana. Apuntar las citas, reuniones, las entregas y ponernos recordatorios. Al tenerlo apuntado ya sea en un sitio físico o virtual nos quitará carga mental y así no se nos olvidará nada.
También nos servirá de seguimiento: sabremos si al final del día hemos cumplido objetivos y si no hemos podido no hay que desesperarse, pero sí intentar mejorar para poder ir siendo más eficientes y cumplir plazos.
Aunque lo comentaremos más tarde, la metodología ágil (o agile) o utilizar kanban son formas de organizarnos, saber qué estamos haciendo y ver rápidamente el trabajo que nos queda por hacer.
4. Tiempo para contestar los correos/comunicaciones.
Hoy en día nos hemos acostumbrado a contestar cualquier cosa de forma inmediata, sea urgente o no. Tener el móvil cerca en ocasiones puede cortarnos el ritmo de trabajo, con lo cual hay que intentar poner un poco límite a las comunicaciones.
Dependiendo de nuestro sector y trabajo, y si no contamos con un servicio de secretaría lo normal es revisar cada cierto tiempo el correo, pero no estar constantemente encima de ello.
La revisión de primera hora de la mañana es una de las más importantes. Nos ayuda a organizar el trabajo del día. Habrá algunos de estos correos que se puedan responder al momento, es una buena idea no procrastinar cuando son cosas urgentes o rápidas de contestar, a menos que tengamos algo muy urgente que terminar o que esta respuesta lleve más tiempo del esperado (por ejemplo un presupuesto complejo).
Después podremos “olvidarnos” del móvil o los mensajes y dedicarnos al trabajo puro y duro, y a menos que estemos pendientes de recibir una notificación urgente, ponernos un aviso para ver los correos cada cierto tiempo (cada dos horas, por ejemplo). Evidentemente depende de nuestro sector cuando podemos parar para revisar los mensajes, para un trabajador que se dedique al sector de la construcción o reformas, es posible que para contestar a clientes dedique tiempo entre tareas o la última hora de su horario laboral y así no detenga su trabajo.
Otro mundo aparte son las llamadas telefónicas, no podemos dejar de coger el teléfono porque sabemos que la comunicación con el cliente es primordial y porque puede ser un cliente potencial, pero es mejor dejar configurado un contestador para no perder nunca la llamada por si no podemos atenderlo en ese momento.
5. Necesidad de contestar inmediatamente
¿Qué pasa con esos sms, Whatsapps, Telegrams o emails que llegan a deshoras? Hay que decidir si es algo de urgencia que requiera contestación inmediata. Si es algo no verdaderamente urgente se puede (y debe) resolver en horario laboral, lo mejor es contestar a la notificación al día siguiente. En estos casos recordar a los clientes que contestaremos cuando estemos disponibles, y que para esos mensajes fuera de horarios mejor emails que llamadas o whatsapp. Si contestas a ciertas horas puedes dar la sensación al cliente que tus horarios son esos, o que tu disponibilidad es total para cualquier cosa, y así entrar en un bucle donde tus horarios se difuminan y acabas trabajando más horas, sin poder desconectar, atento a los mensajes.
Puede suceder que queramos contestar al momento para poder adelantar trabajo, olvidarnos del tema y no pensar más en ello, en este caso tenemos varias opciones: escribir la contestación en un un email programado para enviarse al dia siguiente o hacerlo en un bloc de notas, ya sea el correo completo o las ideas más importantes para enviarlo al día siguiente a primera hora. Porque si ven un mensaje a altas horas de la noche pueden pensar que sigues trabajando y te seguirán contactando a esas horas. Otra vez bucle de trabajo infinito.
6. Recuerda tomar tus pausas y descansar.
Que no se te olvide hacer paradas en el trabajo para descansar la vista, estirar las piernas, hidratarte, nutrirte y airearte. Hay que descansar un poco para no sobrecargar la cabeza y recordar que ante todo que no somos robots, que si nos cansamos al final nos costará el doble hacer el trabajo y en lugar de ahorrar tiempo lo malgastaremos.
Esperamos que os hayan gustado estos consejos y si tenéis alguna forma de trabajar que ayude, podéis compartirlo en los comentarios o en nuestras redes sociales.
La próxima semana os hablaremos de varias herramientas para mejorar la gestión de tareas, proyectos y tiempos que seguro os serán de mucha utilidad.
por agencia de ideas
2 comentarios en «Optimización de tiempo para emprendedores I: Horarios»