En los dos post anteriores os hablamos de cómo optimizar el tiempo llevando unos horarios bien definidos y trabajando con herramientas de gestión de tareas y tiempos. Hoy trataremos de mejorar procesos que en ocasiones son mecánicos, que son iterativos y sobre todo obligatorios, como por ejemplo la facturación. Porque aunque el tema fiscal nos lo pueda llevar una gestoría siempre hay cierto trabajo mínimo que tenemos que hacer nosotros mismos como autónomos: hacer estimaciones de presupuestos, albaranes, facturas, así como recopilar los tickets y facturas de gastos. Por eso queremos traeros algunos consejos y herramientas para no dedicarle tanto tiempo a estas tareas.
Nuestro tiempo como emprendedores se divide en dos partes: por un lado tenemos nuestro Tiempo de Trabajo – el que dedicamos a realizar la actividad en sí misma – y el Tiempo de Mantenimiento, que es el que dedicamos a gestionar y mantener nuestro negocio (cuestiones comerciales, administrativas y de contabilidad principalmente). Por eso siempre es importante agilizar estas tareas que en principio no tienen tanto que ver con nuestro trabajo en sí, pero son de vital importancia.
1. Tiempo para Presupuestos
Cuando nos piden un presupuesto debemos sacar tiempo para calcularlo e intentar contestar lo antes posible al cliente con una estimación, no hace falta contestar a los cinco minutos, pero lo apropiado es hacerlo dentro de un rango máximo 24-48 horas dependiendo de nuestro área de trabajo y la naturaleza del presupuesto.
Si el proyecto incluye materias o componentes completamente nuevos necesitarás realizar pruebas e investigación para poder calcular estos tiempos, suele pasar que al requerir un esfuerzo extra lo demoremos, no acabemos de ponernos a ello y procrastinemos más de la cuenta, teniéndolo en la cabeza y dándonos una preocupación más. Así que dentro de lo posible tenemos que hacer un esfuerzo, ponernos un límite de tiempo para esas pruebas necesarias para acabar el presupuesto y así contestar a nuestro cliente en el menor tiempo posible. Al fin y al cabo a nosotros nos gusta que nos den los presupuestos rápidos, por lo tanto, deberíamos hacer lo mismo cuando nos los piden a nosotros.
Para los presupuestos normales, esos del día a día, podemos agilizar los cálculos teniendo a mano un listado con precios con nuestros productos y/o servicios estándar, incluyendo precios de paquetes cerrados, precio/hora por tipo de trabajo o cualquier información relevante. Tampoco hace falta que sea hiper-concreto, la idea es tener siempre una referencia a mano. Este listado no tiene por que ser público, sino algo que nosotros tendremos para consultar en cualquier momento y que nos ayude como base para crear el presupuesto personalizado.
Puede parecer algo obvio, pero hemos visto casos en los que los emprendedores perdían horas (no minutos o segundos, horas) en hacer presupuestos de servicios que eran recurrentes y donde un simple vistazo a un listado podría haberles ahorrado mucho tiempo que podían haber dedicado a cualquier otra cosa.
2. Facturas: recopilación
Si llevamos orden recopilando nuestras facturas, apuntándolas en nuestro programa o libro de gastos y llevándolo al día, ahorraremos bastante tiempo.
Existen herramientas virtuales para escanear nuestras facturas y así digitalizarlas. Por ejemplo, Expensya escanea mediante fotos hechas con el móvil las facturas y las integra con varias herramientas de contabilidad, banca y pago de nóminas. De esta forma tenemos una copia de seguridad “escaneada” y el trabajo de recopilación será más rápido. Este programa en concreto tiene planes desde 5€/mes y sobre todo es recomendable para los que tengan mucho volumen de facturas, si no es nuestro caso, será más rentable introducirlas manualmente.
Recordad que aunque usemos aplicaciones para escanear y autorrellenar campos siempre hay que revisar el resultado final, porque a veces pueden escanear un número mal y hará que nos descuadren las cuentas, así que siempre, aunque nos apoyemos en la tecnología, una mirada “humana” no viene mal.
3.Factura y contabilidad
La parte contable nos suele llevar a todos de cabeza. Al final si se lleva de forma organizada y con un poco de ayuda tecnológica, la cosa puede ir como la seda. Lo que hay que hacer es evitar prejuicios como pensar que los temas contables son aburridos, muy difíciles de entender y que se nos da mal, sin ni siquiera darle una oportunidad, porque entonces todo nos costará mucho más (en tiempo, dinero y dolores de cabeza).
También hay que tener especial cuidado con los programas con los que hagamos las facturas. Como emprendedores solemos empezar de forma básica creando facturas en una hoja de cálculo (Excel,OpenOffice,…) pero a veces no lo usamos como deberíamos y es fácil que aparezcan errores si cambiamos la plantilla o si al introducir los datos de las facturas nos confundimos de día o número. Por eso existen programas pensados precisamente para facilitarnos la vida, gestionando nuestro papeleo para que podamos concentrarnos en lo que de verdad nos importa: nuestros proyectos y clientes.
Nos vamos a detener en uno en particular: Facturascripts, de código abierto, con el que puedes hacer tus facturas, albaranes, presupuestos, control de gastos o listado de clientes y llevar tu contabilidad de forma muy ágil y sin tener demasiados conocimientos.
Lo mejor de todo: es gratuito, aunque algunas de sus funcionalidades se pagan, pero son precios muy asequibles y merecen mucho la pena porque pueden ahorrarnos muchísimo tiempo. Por ejemplo, para los que tienen tienda electrónica con WordPress y Woocommerce, existe un plugin que hace que con un clic automáticamente convierta las ventas de la tienda en facturas y se vean reflejadas en el programa con el resto de tu facturación. Otro ejemplo de plugin de pago que ahorra tiempo es el editor de facturas, por si se nos ha escapado alguna cosa poder modificarla antes de mandarla al cliente.
En cuanto a contabilidad te lleva los libros y crea automáticamente los asientos contables, también crea estadísticas con las que comparar periodos. Cuenta con una parte de impuestos que calcula lo que tienes que pagar/lo que te tienen que ingresar, que sirve como referencia cuando nosotros o nuestro gestor haga los correspondientes papeles.
La única parte compleja es la instalación, pero en su propia página o buscando un poco tenemos infinidad de tutoriales y guías. Se puede instalar en un servidor para que funcione “en la nube” o en modo local, en nuestro ordenador. Esto último es lo más aconsejable por seguridad, aunque si necesitamos que acceda más de una persona o hacerlo desde cualquier dispositivo, la opción de la nube será la más interesante.
Más info: Facturascripts
Esperamos que os haya servido de ayuda estos consejos y herramientas. Si os gustado el post podéis compartirlo.
¡Feliz emprendimiento!
por agencia de ideas